PRÉPARER LA RÉUNION EN AMONT :
- Envoyer une invitation en amont pour prévenir les participants de la réunion.
- Planifier la date, l’heure et le lieu et communiquer le sujet de la réunion : Préciser les modalités : présentiel / visio / adresse / infos pratiques concernant la réunion / matériel à apporter / documents à préparer / …
- Préparer un document de support (Powerpoint par exemple) pour accrocher l’attention des participants et appuyer votre discours. Faites des slides épurées, soyez simple et concis. Privilégiez l’ajout d’images, de graphiques ou encore de vidéos plutôt que des longs textes.
- Préparer les points à aborder et lister les éléments que vous souhaitez récupérer à la fin de la réunion.
- Préparer les documents nécessaires à la réunion : dossiers à imprimer, rapport à envoyer en amont, etc.
- Préparer les animations que vous souhaitez faire pendant cette réunion.
- Confirmer la participation des participants (la veille par exemple).
- Le jour J, préparer la salle de réunion : assurez-vous que tout est fonctionnel : branchement de l’ordinateur, le système de visioconférence, les tableaux, feuilles, crayons ou post-its nécessaires à la réunion, … Selon la durée de la réunion, prévoir des rafraîchissements, boissons ou autres éléments dont les participants pourraient avoir besoin.
Si ces éléments ne sont pas préparés à l’avance, cela risque de vous faire perdre du temps lors de la réunion. Organiser une réunion peut être un exercice stressant. Prévoir tous les éléments nécessaires vous permettra ainsi d’être plus détendu et convaincant dans les messages que vous souhaitez transmettre.
PENDANT LA RÉUNION :
- Commencer par un icebreaker pour mettre à l’aise l’ensemble des participants. Par exemple : l’arbre à personnages (mur d’humeurs sur lequel chaque participant doit choisir un personnage pour décrire son humeur du jour).
- N’hésitez pas à vous mettre debout, occuper l’espace, parler suffisamment fort pour captiver votre auditoire et ne pas perdre leur attention au fil de la réunion.
- Rappeler l'ordre du jour et la durée de la réunion : repréciser pourquoi la réunion a été organisée et de quoi elle va traiter.
- Communiquer les objectifs de la réunion : la réunion ne doit pas être une simple conférence ou un échange entre les participants, elle doit amener à des actions concrètes (une prochaine réunion, une tâche à faire, une décision à prendre, …).
- Encourager la participation de tous les participants : donner la parole à tour de rôle, organiser des petites animations (brainstorming, utilisation de post-it, …).
- Prendre des notes ou désigner une personne chargée de prendre les notes.
- Poser des questions aux participants pour évaluer leur attention et ce qu’ils ont retenu de la réunion.
- Conclure la réunion : en déterminant une autre date pour suivre les avancées de votre projet et/ou discussions en fonction de l’objet de votre réunion, récapituler ce que chaque participant doit faire à l’issue de la réunion, acter la décision prise, …
- Finir en remerciant l’ensemble des participants.
APRÈS LA RÉUNION
- Envoyer un compte rendu de la réunion à l’ensemble des participants pour résumer les discussions et informer des décisions prises à la suite de cette réunion.
- Prévoir une autre réunion et inviter les participants concernés (si nécessaire).
- Suivre les actions à entreprendre et les tâches assignées à chacun.
- Évaluer la réunion : est-ce que l’objectif défini au départ a été atteint ?
En tenant compte de ces quelques conseils, nous espérons que vos réunions gagneront en efficacité et vous permettront de faire avancer vos projets en toute sérénité !
